個人情報保護方針｜みやぎ生協

みやぎ生協の個人情報保護方針
みやぎ生協内部統制システム整備に関する基本方針

みやぎ生協の個人情報保護方針

基本理念

みやぎ生活協同組合は個人情報保護の重要性と、生活協同組合としての社会的役割を認識し、個人情報を保護するために、個人情報の保護に関する法令、その他の規範を遵守し、その取扱いについての方針を以下のように定め、みやぎ生活協同組合内の体制の構築、方針の実施・維持及びそれらの継続的改善を行います。

基本方針

みやぎ生活協同組合がメンバー（組合員）、役職員、お取引先様等から個人情報を収集・利用する場合には、その収集目的を明確にした上で、適法かつ公正な手段でこれを行います。
個人情報の収集及び提供の目的を明確にし、個人情報の利用はその目的を達成するために必要な範囲内にとどめます。
1. メンバー（組合員）の出資金・債券、メンバー（組合員）台帳の作成・管理のため
2. 商品・サービス情報を提供するため
3. 商品・サービスのご注文をいただくため
4. 商品のお届けまたはサービス提供のため
5. 商品・サービスの提供を斡旋するため
6. 商品・サービスに関わるアフターサービスの提供のため
7. 商品・サービスに関わるアンケートなどによりご意見をいただくため
8. 福祉関連サービスにおける各種手続き代行のため
9. 生協メンバー（組合員）加入ご案内のため
10. メンバー（組合員）の生活の改善および文化の向上に関する活動を推進するため
11. 総代会など生協の機関運営やメンバー（組合員）活動を円滑に進めるため
12. 職員の雇用管理のため
13. 商品の納入、代金の決済等に不具合が生じた際の連絡を行うため
- ●なお、「商品・サービス」の範囲は以下のとおりです。
  - 生協の店舗及び共同購入（個人配達含む）にて取り扱う商品・サービス
  - 共済に関する商品・サービス
  - 介護、福祉に関するサービス
  - 住宅関連サービス、冠婚葬祭サービス、その他生活関連サービス
  - 保険に関する情報提供
- ●商品・サービスを利用頂いた場合の情報は、ご利用代金の請求及び回収、利用高割戻しの計算、商品事故等緊急の連絡、品揃え改善・価格見直し・サービスの改善等のため利用させて頂きます。
- ●個人情報の共同利用
  みやぎ生協では、以下の関係各社・団体・個人と、上記の利用目的のため、必要な範囲で個人情報の共同利用を行わせて頂く場合があります。
  - 子会社～㈱宮城県学校用品協会、㈱コープトラベル、㈱コープフーズ東北など
  - 社会福祉法人こーぷ福祉会など
  - みやぎ生協と住宅関連サービス、冠婚葬祭サービス、その他生活関連サービス等の事業提携契約を結んでいる各社など
  - 生協と業務委託契約を結んでいる個人
上記において、個人情報を共同利用する場合、その情報の管理については、みやぎ生活協同組合が第一次的責任を負うと同時に、共同利用先において情報が適切に取り扱われるよう管理・監督するとともに、個人情報に関する秘密保持に努めるように、契約によって義務付けを致します。
みやぎ生活協同組合がメンバー（組合員）及び職員などから収集させて頂いた個人情報は、以下のいずれかに該当する場合を除き、第三者への提供・開示を一切行いません。
1. メンバー（組合員）及び職員などの事前の同意・承諾を得た場合
2. 個人情報に関する守秘義務、再提供禁止及び事故時の責任分担等の契約を締結している会社（以下、「業務委託会社」という）等に、収集目的の範囲内で委託する場合
3. メンバー（組合員）及び職員等からのお問合せについて、業務委託会社等から直接ご連絡させて頂くことが適切であると判断する場合
4. 法令等により開示・提供が求められた場合
上記において、みやぎ生活協同組合が個人情報の処理を外部に委託する場合、業務委託会社を選定し、個人情報に関する秘密保持に努めるように、契約によって義務付けを致します。
メンバー（組合員）及び職員がご自身の個人情報に関する照会、確認、修正、削除等を希望される場合には下記へご連絡ください。合理的な範囲でこれに応じます。情報開示に係わる費用は原則として無料とします。ただし、費用が多額になる場合、その実費を、請求させて頂く場合があります。

連絡先

個人情報相談窓口

電話

０２２－７７１－１５９０

問合せ時間

９：３０～１８：３０（日・祝日休み）
個人情報への不当なアクセスまたは個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩等の危険に対して、組織的・人的・物理的・技術的観点から、合理的な対策を講じます。
みやぎ生活協同組合は、個人情報保護に関する管理責任者を置き必要な管理体制を作ります。また、個人情報を取り扱う部門毎に管理者を置き、規程を実践・遵守します。
みやぎ生活協同組合は個人情報保護に関する取り組みに対する定期的な内部監査を実施します。監査の結果を個人情報保護のとりくみ向上に生かし、不備な点があれば是正します。また定型教育、部内報、会議等で、みやぎ生活協同組合に働く者に対する教育・啓発を積極的に行います。

２００５年３月３１日　みやぎ生活協同組合

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みやぎ生協内部統制システム整備に関する基本方針

はじめに

みやぎ生協及びみやぎ生協に働く全役職員は、「正直」「公開」「社会的責任」「他人への配慮」というＩＣＡによる協同組合の倫理的価値を堅持して職務を執行する組織風土の醸成を図るとともに、「みやぎ生協のめざすもの」等の実現をめざす取組みを着実に進めてきました。

この過程で、内部統制の４つの目的である、「事業活動に関わるコンプライアンスの徹底」「職務の有効性と効率性」「財務報告の信頼性の確保」「資産の保全」の各項目についても、実質的にその達成をめざして取り組んできました。

みやぎ生協は組合員の信頼に応え、組合員満足の一層の向上を実現する前提として、上記「内部統制の４つの目的」の達成が不可欠と考えます。

そのために必要な内部統制システム整備に関わる基本方針を以下のように定め、整備を進めていきます。

1.理事及び職員の職務の執行が、法令及び定款・諸規程等に適合することを確保するための体制（コンプライアンス体制）

（1）: みやぎ生協は、理事及び職員が法令及び定款、諸規程を遵守し、確固たる倫理観をもって事業活動を行う組織風土をさらに高めるための取組みを継続します。
（2）: 専務理事は、事業や活動のあらゆる側面においてコンプライアンスが適切に行われるよう、課題別に管掌部署を明確にするとともに、管理の仕組みを整備していきます。
（3）: 専務理事は、業務執行が法令・定款及びきまりやマニュアル、ルール等に沿って適正なものになっているかどうかを監査するために、内部監査の活動や仕組みを整備します。
（4）: 専務理事は、法令や諸規程、ルール上疑義のある行為について、情報の確保と寄せられた情報について適切に対応していくために、内部通報制度の充実を図ります。
（5）: 専務理事は、取引先との取引や契約行為が、コンプライアンス上適切に行われているかどうかを把握する仕組みを整備します。

2.理事及び職員の職務執行に関わる情報の保存及び管理を行うための体制（情報管理体制）

（1）: 理事会は、「情報公開に関する規則」に基づき、事業及び財務の状況に関する情報の開示について、組合員に対する説明責任の観点から、開示に係る基準・範囲及び手続きを定め、その適切な運用を行います。
（2）: 専務理事は、理事及び職員の職務の執行に関わる情報について、管理対象となる文書、保存期間、保存形態、管理部署などを明確にして保存します。

3.事業執行上想定される、各種損失の危険の管理に関する体制（リスク管理体制）

（1）: 専務理事は、事業及び活動におけるリスクを把握します。その上で、事業及び活動の優先順位を明確にし、リスク回避またはマイナスの影響を最小限に低減するためのコントロールを行います。
（2）: 専務理事は、大規模な投資や新規事業の開始にあたっては、想定されるリスクについて十分な調査を行った上で計画を立案します。
（3）: 専務理事は、食品事件、大規模自然災害など、クライシスが発生した場合に備え、各種対応マニュアルの充実を図ると共に、継続的な教育と定期的な訓練を行います。
（4）: 専務理事は、「個人情報保護方針」及び「個人情報保護に関する諸規程」に基づき、個人情報の適切な管理を行います。

4.理事及び職員の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制（職務の効率性の確保）

（1）: 専務理事は、効率的で適切な事業執行を進めます。そのために、理事、職員の権限と責任を明確にするとともに、きまりやマニュアル類の整備・改訂を進め、全役職員へ周知・徹底を図ります。
（2）: 専務理事は、より効率性を高めるため、事業と組織の見直しを進めます。

5.みやぎ生協の子会社における業務の適正を確保する体制

（1）: 専務理事は、みやぎ生協の子会社においても、業務の適正化、効率化を進めていきます。

6.監事による監事監査が実効的に行われることを確保するための体制（監査環境）

（1）: みやぎ生協は、監事による監査の実効性を高め、監事の職務が円滑に遂行されるよう、「監事監査規則」に基づき、監事会事務局をおいています。
（2）: 専務理事は、監事がその職務を補助すべき職員をおくことを求めた場合には、適切なる職員を配置します。その際、具体的内容（組織、人数、専門性、人材育成など）について監事と協議し、その意見を十分考慮・反映させます。
（3）: 専務理事は監事と内部監査室との連係体制が実効的に整備されるよう、内部監査室の強化を検討します。

7.理事及び職員の監事への報告に関する体制（監事への報告体制）

（1）: 理事及び職員は、職務執行に関する重大な法令、定款やきまり違反もしくは不正行為の事実、またはみやぎ生協に著しい損害を及ぼすおそれのある事実を知った時は、ただちに監事に報告します。
（2）: 専務理事は、内部統制システム整備に係る内部監査結果を監事に定期的に報告し、監事から調査の要請があった場合、速やかに応じます。

以上

２０１０年２月２５日　みやぎ生活協同組合

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